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关于印发《仲恺农业工程学院货物(服务)采购审计实施办法》的通知

文章来源:审计处          日期:2014年04月11日 00:00

颁发部门:学校 颁发文号:仲审字_2014_02号 颁发年度:2014

仲恺农业工程学院

仲审字〔2014〕2号

关于印发《仲恺农业工程学院货物(服务)采购审计实施办法》的通知

各院(系、部),各单位:

现将《仲恺农业工程学院货物(服务)采购审计实施办法》印发给你们,请认真组织实施。实施中遇到问题,请径向审计处反映。

仲恺农业工程学院

2014年1月10日

仲恺农业工程学院货物(服务)采购审计实施办法

第一章 总 则

第一条 为了进一步加强我校货物采购工作的监督和管理,规范货物采购行为,保证采购质量,控制采购成本,提高资金的使用效益,加强廉政建设,特制定本办法。

第二条 本办法依据《审计署关于内部审计工作的规定》、教育部《教育系统内部审计工作规定》、《广东教育审计规范》等有关法律、法规、办法制定。

第三条 货物(服务)采购必须严格遵守国家有关政策、法令,严格按照有关经济法规办事,认真履行合同条款所规定的权利与义务,保障供需双方的合法利益。

第四条 货物(服务)采购审计工作应当遵循公正、公平、公开、诚实守信的原则。

第二章 审计范围

第五条 本办法所称的货物(服务)包括教学科研设备、交通工具、办公设备、图书、软件、教材资料、医疗器械药品及各种用品用具等货物,勘察、设计、咨询、监理、代理、物业管理、维护维修等服务。以下一律简称货物。

第六条 本办法所称的货物采购,是指学校各部门、学校所属校办企业以合同方式有偿取得货物和服务的经济行为。具体包括:

(一)按照上级和学校规定必须进行招标的货物采购;

(二)按照学校规定进行校内询价的货物采购;

(三)按照规定实行政府采购协议供货的货物采购。

第七条 本办法所称的货物采购审计,是指学校审计部门依据国家有关法律法规对学校及所属部门货物采购的真实性、合法性和效益性进行的审查和评价。

第三章 审计内容

第八条 货物采购审计的主要内容包括:

(一) 货物采购内部控制制度有效性的审计;

(二) 货物采购立项、预算的审计;

(三) 货物采购方式合规性的审计;

(四) 货物采购招投标的审计;

(五) 货物采购合同的合法性、严密性、完整性的审计;

(六) 货物验收、入库、报废审计;

(七) 货物采购结算付款以及货物采购期后事项审计。

第九条 货物采购内部控制的审计。主要审查:

(一) 相关部门和岗位的职责、权限是否明确,有无越权,办理请购与审批,询价与确定供应商,采购与验收,审批与执行等不相容岗位是否相互分离、制约和监督。

(二) 是否建立严格的授权批准、招标控制、价格信息控制、质量验收控制等制度。

(三) 是否按照请购、审批、采购、验收、付款等规定的程序办理采购与付款业务,并在各环节保存相关的文字记录。

第十条 货物采购立项及预算的审计。主要审查:

(一) 采购是否按照规定程序审批,是否列入年度采购计划。

(二) 货物采购项目的资金是否落实,是否符合经费预算的指标规模。

(三) 货物采购项目是否按规定立项,是否按照规定的程序组织有关专家调查论证,有无论证意见书或可行性研究报告。

(四) 采购预算的编制依据是否合理、充分,是否进行相关的市场调查,综合比价,是否附预算编制依据(如询价资料)等相关资料和说明;预算的构成是否齐全、合理。

第十一条 货物采购方式的审计。主要审查:

(一) 是否根据不同类别、不同数量、不同金额的货物选择公开招标、邀请招标、竞争性谈判、询价、单一来源、政府采购协议供货的采购方式。

(二) 是否按规定进行招标、邀标。

(三) 采用竞争性谈判、询价、单一来源的采购方式是否符合经济有效的原则;程序是否符合有关规定;除单一来源采购外,是否至少有三家供应商参加。

(四) 采购方式的选择是否有利于选择质优价廉服务好的供应商。

第十二条 货物采购招投标审计。主要审查:

(一) 招标人是否按规定编制招标文件、发布招标公告、发出招标邀请书,相关招标文件的一致性。

(二) 招标方式的选择是否合理

1.采用公开招标方式的,对外发布的招标信息是否全面、准确,发布范围是否具有广泛性;

2.采用邀请招标方式的,是否符合相关条件,是否邀请至少三个以上投标人参加;

3.采用竞争性谈判采购方式的,所采购的货物是否确实符合没有供方投标、没有合格投标者、因技术复杂或性质特殊不能详细确定规格或具体要求、采用招标所需时间不能满足紧急需要、不能预先计算出价格等其中一种情形,参加单位是否在两家以上。

(三) 招标文件中所列的有关评标要求及评标标准的合理性、规范性。

(四) 招标组织和评审、竞标投标人员及其他人员是否依据有关规定遵守了回避制度。

(五) 投标单位是否具备招标文件中规定的资格条件。

(六) 开标程序是否规范;评标是否坚持公平、公正的原则;定标程序、方法是否合规。

第十三条 货物采购合同审计。主要审查:

(一) 采购合同签订的合规、合法性。主要包括:供货商是否具有签约资格;合同的签定、变更程序是否合规;是否存在合同风险。

(二) 合同是否使用了正规的合同版本,包括一般条款和特殊条款,是否与招标文件一致。

(三) 采购合同的内容、要件是否齐全。采购合同是否包含如下基本内容且明确具体:合同标的、货物名称、厂牌型号、规格标准、数量和质量、运输方式、交货地点和方式、价格和结算方式、履约期限、合同变更、违约责任等。

(四) 采购合同签约双方权利义务是否明确、对等,合同条款是否为学校争取最大的利益。

(五) 合同内容是否得到全面、严格地履行,违约原因、处理结果的记录是否具体清楚。

(六) 合同管理制度是否完善,归档和保管是否完整,合同的支持性文件是否齐全。

第十四条 货物采购验收、使用、报废工作审计。主要审查:

(一) 参与验收的人员是否包括采购部门、资产管理部门、使用部门、监督部门有关人员和一定数量的专家。

(二) 验收工作是否按照采购文件和合同有关条款的要求;所采购货物的数量、性能、质量是否达到所要求的标准;装箱单所列附件是否齐全。

(三) 是否按相关管理职能部门的要求使用、维护和保管。

(四) 货物报废是否符合规定程序;资产管理部门是否会同审计、监察、财务等部门进行鉴定和经济分析、评价,按有关规定和程序办理报废审批手续,做好残值的处置和资产注销手续。

第十五条 货物采购结算审计。主要审查:

(一) 应付款项是否经过授权人审批。

(二) 是否按合同的付款方式和付款期限付款,尤其在分期付款时核实付款金额是否正确。

(三) 质保金的支付是否合规,是否已过质保期。

(四) 办理付款所需的资料是否齐全,包括发票、合同、验收报告、固定资产登记证明、使用部门在质保期内符合质量要求的证明等。

第十六条 货物管理和使用效益审计。主要审查:

(一) 所采购货物的使用效益如何,是否达到预期目标。

(二) 有关部门是否建立和完善资产管理制度,规范管理行为。

(三) 如有必要针对审计所发现的问题和所提出的审计建议进行跟踪审计,检查评估改进情况和达到的效果。

第四章 审计程序

第十七条 货物采购审计不下达审计通知书,审计完结直接在呈批表上签署意见,如有必要可另附审计意见书,一般不出具审计报告。

第十八条 货物采购审计的基本程序

(一) 使用部门或项目承办部门提出立项申请并附相关论证资料,按程序转审计部门审签,审计部门根据需要进行市场调查。

(二) 货物采购招标办公室编制、审核招标公告、招标邀请函、招标文件等,按程序转审计部门审签,审计部门重点审查标底或最高限价的合理性。

(三) 监察部门参与开标、评标、定标、询价、谈判等确定供应商的过程。

(四) 货物采购招标办公室编制、审核合同文本,按程序转审计部门审签。

(五) 审计部门或监察部门参与货物验收。

(六) 审计部门接受委托对货物使用效益等期后事项进行审计。

(七) 审计部门或监察部门参与货物报废处理。

第十九条 货物采购根据需要和可能在事前、事中或事后进行审计。

第二十条 货物采购合同及其他重大经济合同经过审计并经校领导审批后方可签约。

第五章 相关部门职责

第二十一条 货物(服务)采购审计实行使用部门(或项目承办部门)、货物采购招标办公室、财务部门、审计部门、监察部门会签制度。相关部门职责如下:

(一) 使用部门(或项目承办部门)的主要职责:负责对采购事项提出详细的技术指标、经济数据、质量标准等需求;负责市场调查活动,编制预算;在采购(招标)过程中负责技术审查,参与询价、谈判工作;参与草拟招标文件及合同;参加实物验收和技术验收。

(二) 货物采购招标办公室的主要职责:在采购过程中对用户需求书、采购预算进行初审;编制和初审招标文件和采购合同;负责组织和协调招投标工作;负责组织询价、谈判等工作。

(三) 国有资产管理办公室职责:负责组织验收和报废工作。

(四) 监察部门的主要职责是负责监督开标、评标、定标过程的规范性、公平性和合理性;参与询价、谈判等确定供应商的过程;参与货物实物验收和报废。

(五) 财务部门的主要职责:负责采购各阶段的财务监督,审核采购经费落实情况,付款金额和付款进度,质保金的提留和支付;参与货物实物验收和报废。

(六) 审计部门的主要职责是负责采购各阶段的审计监督,审核预算的合理性;审签招投标文件和合同;参与货物实物验收和报废。

第二十二条 经审计发现在设备、货物项目采购过程中有违法违纪行为的,由审计部门予以提示纠正;造成损失且情节严重的,应移交纪检监察部门按规定处理。

第二十三条 凡违反货物采购管理有关法律法规,经审计部门提出,管理部门不得签章,财务部门不予付款。

第六章 附 则

第二十四条 由工程招标办公室招标的货物采购审计参照本办法执行。

第二十五条 本办法由审计处负责解释。

第二十六条 本办法自发布之日起施行。